Co wyniosłem po organizacji ITADu

20 października odbył się IT Academic Day na wydziale MIM UW. Była to konferencja informatyczna objęta patronatem przez Microsoft i organizowana przez Grupę .NET MIMUW. Ponieważ objąłem w tym roku pozycję Microsoft Student Partner i lidera Grupy .NET, efektywnie to ja zajmowałem się większością organizacji ITADu. Postanowiłem przedstawić w tym blogpoście kilka wyzwań i błędów.

Komunikacja z ludźmi

Kiedy organizujesz konferencję, będziesz musiał rozmawiać z ludźmi, których nie znasz. Możliwe, że będziesz jedynie pisać do nich maile, a może konieczny będzie telefon lub face2face. Tak czy siak, trzeba się pogodzić z tym i pozbyć lęku komunikacji z nieznajomymi.

Pośpieszanie ludzi

Zauważyłem, że często jeśli co kilka dni się komuś nie przypomni, że masz termin i potrzebujesz żeby zrobił swoją część przed tym terminem, to ludzie są wstanie zapomnieć. Oczywiście należy zachować kulturę i grzeczność kiedy się przypomina, bo inaczej ludzie się zniechęcą.

Rozpoznanie środowiska

Organizowanie wydarzenia w różnych firmach/uczelniach/szkołach/placówkach wymaga rozeznania, w jaki sposób dana placówka funkcjonuje. W moim przypadku, na MIMie wszystko dzieje się przez samorząd. Gdybym wpierw uderzył do samorządu, z tym, że chcę zrobić ITAD, to miałbym pewnie salę załatwioną w tydzień. Nie wiedząc o tym, uderzyłem najpierw do dziekana. Dziekan i tak chciał zgody samorządu i efektywnie zdobyłem salę po miesiącu.

Czas, czas i jeszcze raz czas

Na wszystko potrzeba czas. I trzeba odpowiednio wcześniej zaplanować, ile tego czasu potrzeba i kiedy co się robi. Najlepiej zacząć ze 3-4 miesiące przed datą wydarzenia. W ciągu pierwszego miesiąca trzeba zdobyć salę i partnerów. W ciągu drugiego, prelegentów. W trzecim zaczynamy się ogłaszać i ogarniać jedzenie. A w czwartym upewniamy się, że wszystko jest dopięte i budujemy hype wśród ludzi.

Ja zaczynałem mając dwa miesiące do wydarzenia. Salę uzyskałem na dwa tygodnie przed. Bez sali nie chciałem zaczynać promocji, ani szukać partnerów, więc efektywnie wyszło dość cienko. Chociaż i tak nieźle, jak na tak mało czasu.

Motywacja

Konieczne jest posiadanie kogoś (np. partnera konferencji), który będzie cię motywował do działania, gdy coś idzie nie tak. Mi pomógł niezmiernie Microsoft, oferując wsparcie, porady i wyrzucenie z programu MSP, jeśli zawiodę. Więc musiałem wziąć się w garść i jakoś to wszystko popchnąć. I wyszło.